Det senaste året har vi sett många förutspå kontorets död efter corona. Och det är troligt att de omställningar vi behövt göra under pandemin i viss utsträckning kommer bli permanenta. I många branscher är fysiska möten i kontorsmiljö nödvändiga, men för andra kan det vara läge att omvärdera kontorets funktion och självklarhet i vardagen. 

I en studie av BBC framgår att 50 av Storbritanniens största arbetsgivare överväger att aldrig flytta tillbaka personal till sina kontor och i Sverige är det många företag som redan skalat ner sina lokaler. Många experter drar slutsatsen att den nya normen bland företagen kommer bli att arbeta från kontoret två till tre dagar i veckan. Det finns såklart många möjliga fördelar med denna förändring – inte minst lägre kostnader för kontorsytor och nedkortade restider för anställda. 

Samtidigt är det många som längtar tillbaka till en vardag med fler intryck och personliga möten. Den spontanitet människor emellan som inte minst är viktig för att innovation ska hända. ”The Google bump” är ett exempel. En satsning på mer innovation genom fler slumpmässiga möten mellan medarbetare, exempelvis avsiktlig köbildning och kortade avstånd mellan borden i matsalen. 

En undersökning visar även att chefers arbetsbörda har ökat under pandemin, där 14 procent uppger att de arbetar omkring sju timmar mer i veckan än tidigare och 54 procent att de arbetar mer på kvällarna. Det här är nog en distanseffekt som många känner igen sig i – jag vet att jag själv gör det. Det har blivit svårare att skilja på arbetstid och fritid nu när jobbet bara är några få kliv bort. 

Trots detta är det många som blivit bekväma med att arbeta i hemmamiljö där vissa menar att det innebär färre störningsmoment och högre effektivitet. I en undersökning gjord på uppdrag av TCO svarade 9 av 10 personer exempelvis att de vill fortsätta att arbeta hemifrån minst en dag i veckan. En annan undersökning visar att 39 procent kan tänka sig att enbart arbeta hemifrån.
 

Så vad innebär egentligen nedtrappningen av kontorsarbete för företagen och för de anställda? 

Tid för återhämtning, färre timmar i bil och kollektivtrafik samt en större flexibilitet är några av de fördelar som kan locka medarbetare att arbeta hemifrån. För arbetsgivare kan det istället vara färre kvadratmeter och minskade lokalkostnader som tilltalar. Men att skala ner å ena sidan, utan att skala upp på annat håll kan vara direkt skadligt för ett bolag. 

De fördelar som finns med att arbeta på distans kan med all sannolikhet medföra att anställda kommer att ställa högre krav på sina arbetsplatser framöver – kontoret behöver vara en miljö där medarbetare både arbetar bättre än vad de kan hemifrån – och där de trivs bättre medan de gör det. 

För de som inte har planer på att avveckla sina kontor kan det ändå vara aktuellt att skapa fler utrymmen där anställda kan arbeta ostört. Även om vi inte förflyttar oss tillbaka till tiden med egna kontorsrum kan det vara läge att överväga någon sorts hybridmiljö med kontor som både innehåller fler avskilda ytor och platser för socialt utbyte. På så sätt går det att bibehålla den effektivitet som många upplever hemifrån, men medarbetare får även en plats för interaktion - något som är lika viktigt för välmåendet som för innovation och kreativitet. 

Ett minskat behov av lokaler leder till besparingar för företag, vilket i sin tur innebär att det finns utrymme att investera dessa resurser i något annat. De som går i tankar på att skala ner sina kontor, eller redan gjort det, borde därmed se detta som en stor möjlighet att exempelvis bredda kompetensen och förbättra miljön på arbetsplatsen - varför inte genom rekrytering av specialister, interna utbildningar eller fler personalvårdsförmåner? För i slutändan är det viktigt att företag inte glömmer bort sin absolut viktigaste resurs – personalen.
Det är de som håller verksamheter flytande, men de tar även den största smällen vid en omstrukturering.

Oliver Matthes
Managing Director, Hays Sverige